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Vergleicht man die Datenbank mit einem großen Karteikasten, dann ist ein Datensatz eine Karteikarte aus diesem. Er beinhaltet alle sich in der Datenbank befindenden Informationen zu einem User oder Kunden.

Aber auch vor dem Auftauchen in einer Datenbank werden Daten, wie z.B. Adress- und Kontaktdaten, als Datensatz bezeichnet.